A - Les ordres fondamentaux
Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :
Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.
Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.
a - Classement alphabétique
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeur dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation).
b - Étude de la Norme
1er cas : la rubrique contient des noms propres
on classe au premier nom propre :
Exemple
Établissement TALEB et compagnie
JEAN frère et compagnie.
les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particule ‘de et d’
Exemple
El mansouri sera classé comme Elmansouri
Le besque…………………………….Lebesque.
on classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union
Exemple
Salon de coiffure Mohammed
Hôtel Pierre-andré
les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés au mot entier
Exemple
Restaurant Saint-Laurent.
2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques
on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules
Exemple
Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca
les points cardinaux et leurs composés, le mot « centre » sont considérées comme nom propre, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés sans complément
Exemple
Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Société litière de l’ouest du Maroc
les noms débutant par un article simple ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique
Exemple
Grand garage de la Koutoubia
Hôtel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima.
3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les.
On considère comme noms publicitaires
- les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité :
Exemple
Imprimerie UNIM
Machine à laver Thermor
- les noms historiques mythologiques et légendaires :
Exemple
Restaurant Don Quichotte
Hôtel des Mérinides
- les mots pouvant être isolés dans la rubrique. on ne tient pas compte des articles, ni des propositions ‘à’ :
Exemple
Journal « l’opinion »
Pâtisserie « A la coupe d’or.
Publication « Pour nous »
- Les mots d’origine autre que marocaine et française :
Exemple
Café du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over.
4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, géographique, publicitaire ou assimilés)
on classe au premier nom commun sauf « société » ou «compagnie»
Exemple
Les caves marocaines
Comptoir des importations
- toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms
Exemple
Société industrielle et commerciale
Compagnie aéropostale
- Quand un nom commun unique est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif
Exemple
Grand soldeur
- Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral
Exemple
Hôtel du Dix-septième siècle
Aux cent mille chaussure
- Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement :
Exemple
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle :
On classe toujours d’après la première lettre
Exemple
R.A.M
U.N.E.S.C.O
c - Indexage des rubriques
On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique.
Pour indexer correctement il faut :
- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule).
- puis les mots suivants.
- enfin entre parenthèses, les mots précédents.
Exemple
Rubriques non indexées Rubriques indexées
Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des)
Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel)
d - Renvoi
Lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur , il est conseillé d’avoir recours à une inscription supplémentaire.
Exemple
« Groupement des producteurs d’agrumes »
Renvoi à PRODUCTEURS d’agrumes (groupement des) Ou à ARGUMES (groupement des producteurs d’)
e - Avantages et inconvénients du classement alphabétique
les avantages :
- simple dans son principe, le classement de noms et de mots n’offre pas de difficultés.
- rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents.
- extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossiers déjà existants.
les inconvénients :
- compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations.
- lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques.
- Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier.
- Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc...
a -(5)- Utilisations
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise, usagers d’électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal, élèves des écoles etc...
B - Classement Numérique
a - Principe
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée).
Les objet, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie d’un répertoire alphabétique.
Ce répertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le numéro correspondant.
Exemple :
ELMARNASSI dossier 395
ELMOUNTACIR dossier 720
b - Utilisations
Il est utilisé :
- dans les bibliothèques.
- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.
c - Avantages et inconvénients du classement numérique
les avantages :
- Extension à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés.
- Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier.
- Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de répertoire.
Les inconvénients :
- nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique.
- Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique.
- Rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un document.
Écrit par :
Anouar Ghamoumie
