CH1: Généralités sur le Classement

Définition

Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
Ainsi le classement comporte deux opérations :

- classifier :  faire une répartition méthodique par classe, c’est à dire déterminer :
- les caractères communs selon les quels on regroupe les documents.
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
- l’ordre dans lequel on classera les documents.

- classer : effectuer le travail matériel :
- affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre,..)qui déterminera sa place dans le document.
- ranger selon l’ordre prévu par la classification.

A - Les facteurs du choix d’un classement

Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
- temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut
- définir les critères de classement.

- classer régulièrement les documents.

- sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
- que tous les documents sont présents.

- qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères.

- qu’il ne risque pas d’une détérioration.

- coût : le coût du classement se décompose en :
- coût du classement (temps et matériels utilisés).

- coût de recherche.

B - Le But du Classement

On classe pour :

- retrouver sûrement et rapidement.
- ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
- Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
- Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussières..).
- Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

C - Les Qualités d’un bon Classement

Un bon classement doit permettre :

- de retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
- de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation.
- d’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
- son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou des pièces à classer.

Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre suivant les différents ordres de classement.

Écrit par :

Anouar Ghamoumie